Opret din første projektmappe i Excel – Projekt

Dette projekt præsenterer en introduktion til hvordan du på egen hånd kan arbejde med Excel. Hvis du ikke har arbejdet med Excel, kan det være en god ide at følge med på computeren, så du får en følelse af hvordan dette program fungerer.

I dette eksempel opretter du en simpel månedlig salgsprognose, plus et diagram, der afbilleder dataene.

Start dit regneark

Start Excel og sikre dig du har en tom projektmappe fremme. For at oprette en ny tom projektmappe taster du Ctr+N (genvejstasten til Filer → Ny → Projektmappe.).

Salgsprognose skal bestå af to kolonner med informationer. Kolonne A består af månedsnavne og kolonne B består af salgstal. Du starter med at indtaste nogle beskrivende titler i regnearket. Sådan begynder du:

1. Flyt cellemarkøren til celle A1 (den øverste venstre celle i regnearket) ved at bruge navigationstasterne (pilene). Navneboksen viser cellens adresse.
2. Indtast Måned i celle A1 og tryk Enter. Afhængig af din opsætning vil Excel enten flytte cellemarkøren til en anden celle eller cellemarkøren bliver i celle A1.
3. Flyt cellemarkøren til B1 og skriv Projektsalg og tryk Enter. Teksten fylder mere end cellebredden, men det gør ikke noget lige nu.

Udfyld månedsnavnene

I dette trin skal du indtaste månedsnavne i kolonne A.

1. Flyt cellemarkøren til A2 og indtast Jan (en forkortelse for januar). På dette tidspunkt kan du indtaste de andre månedsnavne manuelt eller du kan lade Excel gøre arbejdet for dig ved at bruges Excel værktøjet Autoudfyldning.
2. Vær opmærksom på at celle A2 er markeret. Bemærk at den aktive celle er vist med en fed kant. I det nederste højre hjørne af kanten ser du en lille firkant kendt som udfyldningshåndtaget. Flyt musemarkøren hen over udfyldningshåndtaget, klik og træk ned, indtil du har fremhævet cellerne fra A2 til A13.
3. Slip museknappen og Excel vil automatisk udfylde med månedsnavnene.
4. Dit regneark skulle nu gerne ligne det i figur 1.

Indtast salgsdata

Det næste du skal er at tilføje tallene for salgsprognosen i kolonne B. Antag at januar er projekteret til at være kr. 50.000, og slaget vil øges med 3,5 procent, hver af de efterfølgende måneder.

1. Flyt cellemarkøren til B2 og indtast 50000, det projekteret salg for januar. Du kunne selv indtaste kr og punktum for at gøre tallet mere læsbart, men du tilføjer talformatering lidt senere.
2. For at indsætte en formel, der beregner det projekterede salgstal for februar, flytter du til celle B3 og indtaster følgende:
   =B2*103,5%
   Når du trykker Enter viser cellen 51750. Formlen returnerer indholdet af celle B2 ganget med 103,5%. Med andre ord februar salget er projekteret til at være 103,5% af januar salget – en forøgelse på 3,5%.
3. Det projekterede salgstal for de efterfølgende måneder benytter den samme formel, men i stedet for at indtaste formlen igen for hver celle i kolonne B, kan du udnytte funktionen Autoudfyldning. Vær sikker på at celle B3 er markeret, klik i cellens udfyldningshåndtaget, træk ned til celle B13 og slip museknappen.

På nuværende tidspunkt burde dit regneark se ud det der er vist i figur 2. Husk på at bortset fra celle B2, er værdienere i kolonne B beregnet med formler. For at demonstrere det kan du prøve at ændre det projekterede salgstal i den første måned, januar (i celle B2). Du vil se at formlen genberegner og returnere forskellige værdier. Alle disse formler er afhængige af den første værdi i celle B2.

Formater tallene

Værdierne i regnearket er svære at læse fordi de ikke er formateret. I dette trin tilføjer du talformatering for at gøre tallene nemmere at læse og mere ensartet i deres fremtræden:

1. Marker tallene ved at klike på celle B2 og træk ned til celle B13. Du skal dog ikke trække i udfyldningshåndtaget denne gang, fordi du markerer cellerne og ikke udfylder et område.
2. I båndet ovenfor vælger du fanen Hjem. I gruppen Tal klikkes på listefeltet Talformat (der står som udgangspunkt Standard), og vælg Valuta i listen. Tallene vises nu med valuta symbol og to decimaler. Det er meget bedre, men decimalerne er ikke nødvendige til denne type af fremskrivning.
3. Vær sikker på at området B2:B14 er markeret, vælg Hjem → Tal og klik på knappen Formindsk decimaler. Et af decimalerne forsvinder. Klik på knappen en gang til og værdierne vises uden decimaler.

Får dit regneark til at se lidt mere avanceret ud

På nuværende tidspunkt har du et funktionelt regneark, men det kan bruge noget angående udseendet. Konvertering af denne opstillinger til en ”officiel” (og attraktiv) Excel tabel er hurtig:

1. Aktiver en vilkårlig celle i området A1:B13.
2. Vælg Indsæt à Tabeller à Tabel Excel viser nu dialogboksen Opret tabel for at sikre den har gættet området rigtigt.
3. Klik OK for at lukke dialogboksen Opret tabel. Excel tilføjer nu en standard tabelformatering og viser dets indholdsbestemte fane Tabel værtøjer → Design.

Hvis du ikke kan lide standard tabel layoutet, kan du altid vælge et andet fra Tabelværktøjer → Design → Tabeltypografier. Bemærk at du kan se en oversigt over tabeltypografierne ved at føre muse henover Båndet. Når du finder et du kan lide klikkes på det og typografien tilføjes din tabel.

Summer værdierne

Regnearket viser det månedlige projektsalg, men hvad med det samlede projektsalg for hele året? Da området er en tabel er det nemt:

1. Aktiver en celle i tabellen.
2. Vælg Tabelværktøjer → Design → Indstillinger for tabeltypografier → Sidste række. Excel vil automatisk tilføje en ny række i bunden af din tabel, inklusiv en formel, der beregner den samlede total for kolonnen Projektsalg.
3. Hvis du foretrækker en anden summeringsformel (for eksempel gennemsnittet), klikker du på celle B13 og vælger en anden summeringsformel i listefeltet.

Opret et diagram

Hvad med et diagram, der viser projektsalget for hver måned?

1. Aktiver en celle i tabellen.
2. Vælg Indsæt → Diagrammer → Anbefalede diagrammer. Excel viser nogle forslag til diagramtyper.
3. I dialogboksen Indsæt diagram klikkes på det andet forslag til diagram (et søjle diagram), klik OK. Excel indsætter diagrammet i midten af vinduet. For at flytte diagrammet til en anden placering, klikkes på kanten og det trækkes derefter.
4. Klik på diagrammet og vælg en typografi ved at bruge Diagramværktøjer → Design → Diagramtypografier.

Figur 5 viser regnearket med et søjlediagram. Dit diagram ser måske anderledes ud afhængig af den diagramtypografi du har valgt.

Udskriv dit regneark

Det er nemt at udskrive dit regneark (forudsat du har adgang til en printer og den ellers fungerer).

1. Vær sikker på dit diagram ikke er markeret. Hvis diagrammet er markeret, vil det kun være diagrammet, der bliver udskrevet på papiret. For at fravælge diagrammet, trykker du Esc eller klikker i en vilkårlig celle.
2. For at gøre brug af Excels smarte Sidelayout visning klikkes på knappen Sidelayout i højre side af statuslinjen. Excel viser regnearket side for side, så du nemt kan se hvordan det ser ud hvis det bliver udskrevet. Hvis arket er for bredt, klikkes og trækkes et hjørne af diagrammet for at ændre størrelse eller du kan bare flytte diagrammet neden under tabellen med tal.
3. Når du er klar til at udskrive vælges Filer → Udskriv. Du kan nu ændre nogle udskriftsindstillinger. Du kan for eksempel vælge at udskrive Liggende i stedet for Stående. Foretag dine ændringer og du ser med det samme resultatet i forvisningsvinduet.
4. Når du er tilfreds klikkes på den store knap Udskriv i øverst venstre hjørne. Siden bliver udskrevet og du vender tilbage til din projektmappe.

Gem din projektmappe

Indtil nu er alt det du har lavet foregået i computerens hukommelse. Hvis strømmen går kan alt være tabt – med mindre Excels Dokumentgenoprettelse sætter ind. Det er på tide at gemme dit arbejde som en fil på din harddisk.

1. Klik på knappen Gem i værktøjslinjen Hurtig adgang. (Denne knap ligner en gammeldags diskette, der var meget populære i forrige århundrede.) Da projektmappen ikke har været gemt tidligere og stadig har et standard navn vil Excel vise en bagvedliggende skærm, der giver dig mulighed for at vælge en placering til din projektmappe fil. Den bagvedliggende skærm lader dig gemme filen på en placeringen i skyen eller på din lokale computer.
2. Klik på Gennemse. Excel viser nu dialogboksen Gem som.
3. I feltet Filnavn indtastes et navn (for eksempel Månedlig salgstal). Hvis du foretrækker det kan du specificere en anden placering.
4. Klik på Gem eller tryk på Enter. Excel gemmer din projektmappe som en fil. Projektmappen forbliver åben så du kan arbejde videre med den.

Hvis du har fulgt med vil du måske have opdaget at oprettelsen af denne projektmappe ikke var så svær endda. Men du har selvfølgelig kun lige krasset lidt i overfladen af Excel.