Udfyld automatisk sekventielle data i Excel med udfyldningshåndtaget

Udfyldningshåndtaget i Excel giver dig mulighed for automatisk at udfylde en liste med data (tal eller tekst) i en række eller kolonne ved blot at trække i håndtaget. Dette kan spare dig for meget tid, når du indtaster sekventielle data i store regneark og gør dig mere produktiv.

I stedet for manuelt at indtaste tal, klokkeslæt eller endda ugedage igen og igen, kan du bruge funktionerne Automatisk udfyldning (udfyldningshåndtaget eller kommandoen Udfyld i båndet) til at udfylde celler, hvis dine data følger et mønster eller er baseret på data i andre celler. Jeg viser dig, hvordan du udfylder forskellige dataserier typer ved hjælp af Automatisk udfyldnings-funktionerne.

Udfyld en lineær serie i tilstødende celler

En måde at bruge fyldhåndtaget på er at indtaste en række lineære data i en række eller kolonne med tilstødende celler. En lineær serie består af tal, hvor det næste tal opnås ved at tilføje en “trinværdi” til tallet før det. Det enkleste eksempel på en lineær serie er 1, 2, 3, 4, 5. En lineær serie kan dog også være en række decimaltal (1,5, 2,5, 3,5 …), hvor antallet falder med to (100, 98, 96 …) eller endda negative tal (-1, -2, -3). I hver lineær serie tilføjes (eller fratrækkes) den samme trinværdi.

Lad os sige, at vi vil oprette en kolonne med sekventielle tal, der øges med en i hver celle. Du kan skrive det første tal, trykke på Enter for at komme til næste række i den kolonne og indtaste det næste tal osv. Meget kedelig og tidskrævende, især for store datamængder. Vi kan sparer lidt tid (og kedsomhed) ved at bruge udfyldningshåndtaget til at udfylde kolonnen med den lineære række af tal. For at gøre dette skal du skrive 1 i den første celle i kolonnen og derefter markere cellen. Læg mærke til firkanten i nederste højre hjørne af den markerede celle Det er udfyldningshåndtaget.

Når du bevæger musen over udfyldningshåndtaget, bliver det til et sort plustegn som vist nedenfor.

Med det sorte plustegn over udfyldningshåndtaget skal du klikke og trække håndtaget ned i kolonnen (eller lige på tværs af rækken), indtil du når det antal celler, du vil udfylde.

Når du slipper museknappen, bemærker du, at værdien er kopieret til de celler, som du trak udfyldningshåndtaget over.

Hvorfor udfyldte den ikke den lineære serie (1, 2, 3, 4, 5 i vores eksempel)? Når du indtaster et tal og derefter bruger udfyldningshåndtaget, kopieres det som standard til de tilstødende celler, ikke en forøgelse.

BEMÆRK: For hurtigt at kopiere indholdet af en celle over den aktuelt valgte celle skal du trykke på Ctrl + D, eller hvis du vil kopiere indholdet af en celle til venstre for en valgt celle, skal du trykke på Ctrl + R. Vær opmærksom på, at kopiering af data fra en tilstødende celle erstatter alle data, der i øjeblikket er i den valgte celle.

For at erstatte kopierne med den lineære serie skal du klikke på knappen “Indstillinger for automatisk udfyldning”, der vises, når du er færdig med at trække udfyldningshåndtaget.

Den første mulighed, Kopier celler, er standard. Derfor endte vi med otte 1’er og ikke den lineære serie på 1–8. For at udfylde den lineære serie vælger vi “Fyld serie” i pop op-menuen.

De andre syv 1’er erstattes med 2–8, og vores lineære serie er udfyldt.

Du kan dog gøre dette uden at skulle vælge Fyld serie i menuen Autoudfyldnings indstillinger. I stedet for kun at indtaste et tal, skal du indtaste de første to tal i de første to celler. Marker derefter de to celler, og træk i udfyldningshåndtaget, indtil du har markeret alle de celler, du vil udfylde.

Fordi du har givet den to stykker data, kender den trinværdien, du vil bruge, og udfylder de resterende celler i overensstemmelse hermed.

Du kan også klikke og trække udfyldningshåndtaget med højre museknap i stedet for til venstre. Du skal stadig vælge “Fyld serie” i pop op-menu, men den menu vises automatisk, når du holder op med at trække og slippe højre museknap, så dette kan være en praktisk genvej.

Fyld en lineær serie i tilstødende celler ved hjælp af kommandoen Udfyld

Hvis du har problemer med at bruge påfyldningshåndtaget, eller hvis du bare foretrækker at bruge kommandoer i båndet, kan du bruge kommandoen Udfyld på fanen Hjem til at udfylde en serie i tilstødende celler. Udfyld-kommandoen er også nyttig, hvis du udfylder et stort antal celler, som du vil se lige om lidt.

For at bruge kommandoen Udfyld i båndet skal du indtaste den første værdi i en celle og markere denne celle og alle de tilstødende celler, du vil udfylde (enten ned eller op i kolonnen eller til venstre eller højre på tværs af rækken). Klik derefter på knappen “Udfyld” i sektionen Redigering på fanen Hjem.

Vælg “Serie” i menuen.

I dialogboksen Serie skal du vælge, om du vil have serien i rækker eller kolonner. I feltet Type skal du vælge “Lineær” indtil videre. Vi vil diskutere mulighederne for Forøgelse og Dato senere, og Automatisk udfyldnings-indstillingen kopierer simpelthen værdien til de andre markerede celler. Indtast “Trinværdi” eller stigningen for den lineære serie. For vores eksempel øger vi tallene i vores serie med 1. Klik på “OK”.

Den lineære serie udfyldes i de valgte celler.

Hvis du har en rigtig lang kolonne eller række, du vil udfylde med en lineær serie, kan du bruge Stop-værdien i dialogboksen Serie. For at gøre dette skal du indtaste den første værdi i den første celle, du vil bruge til serien i rækken eller kolonnen, og klikke på “Udfyld” på fanen Hjem igen. Ud over de muligheder, vi diskuterede ovenfor, skal du indtaste værdien i feltet “Stopværdi”, som du vil have som den sidste værdi i serien. Klik derefter på “OK”.

I det følgende eksempel sætter vi en 1 i den første celle i den første kolonne, og tallene 2 til 20 vil automatisk blive indtastet i de næste 19 celler.

Udfyld en lineær serie, mens du springer over rækker

For at gøre et komplet regneark mere læsbart springer vi nogle gange over rækker og sætter tomme rækker mellem datarækkerne. Selvom der er tomme rækker, kan du stadig bruge udfyldningshåndtaget til at udfylde en lineær serie med tomme rækker.

For at springe over en række, når du udfylder en lineær serie, skal du indtaste det første tal i den første celle og derefter markere denne celle og en tilstødende celle (for eksempel den næste celle nede i kolonnen).

Træk derefter påfyldningshåndtaget ned (eller på tværs), indtil du udfylder det ønskede antal celler.

Når du er færdig med at trække udfyldningshåndtaget, vil du se din lineære serie udfylde hver anden række.

Hvis du vil springe mere end én række over, skal du blot markere den celle, der indeholder den første værdi, og derefter markere det antal rækker, du vil springe over lige efter den celle. Træk derefter udfyldningshåndtaget over de celler, du vil udfylde.

Du kan også springe kolonner over, når du udfylder på tværs af rækker.

Udfyld formler i tilstødende celler

Du kan også bruge udfyldningshåndtaget til at kopiere formler til tilstødende celler. Marker blot den celle, der indeholder den formel, du vil kopiere i tilstødende celler, og træk udfyldningshåndtaget ned i cellerne i kolonnen eller på tværs af cellerne i den række, du vil udfylde. Formlen kopieres til de andre celler. Hvis du brugte relative cellereferencer, ændres de tilsvarende for at henvise til cellerne i deres respektive rækker (eller kolonner).

Du kan også udfylde formler ved hjælp af kommandoen Udfyld på båndet. Marker blot cellen, der indeholder formlen, og de celler, du vil udfylde med denne formel. Klik derefter på “Udfyld” i sektionen Redigering på fanen Hjem, og vælg Ned, Højre, Op eller Venstre, afhængigt af hvilken retning du vil udfylde cellerne.

BEMÆRK: De kopierede formler genberegnes ikke, medmindre du har automatisk beregning af projektmappen aktiveret.

Du kan også bruge tastaturgenveje Ctrl + D og Ctrl + R, som beskrevet tidligere, til at kopiere formler til tilstødende celler.

Udfyld en lineær serie ved at dobbeltklikke på udfyldningshåndtaget

Du kan hurtigt udfylde en lineær række data i en kolonne ved at dobbeltklikke på udfyldningshåndtaget. Når du bruger denne metode, udfylder Excel kun cellerne i kolonnen baseret på den længste tilstødende kolonne med data i dit regneark. En tilstødende kolonne i denne sammenhæng er en hvilken som helst kolonne, som Excel møder til højre eller venstre for den kolonne, der udfyldes, indtil en tom kolonne nås. Hvis kolonnerne direkte på hver side af den valgte kolonne er tomme, kan du ikke bruge metoden med dobbeltklik til at udfylde cellerne i kolonnen. Som standard, hvis nogle af cellerne i det celleområde, du udfylder allerede, har data, udfyldes kun de tomme celler over den første celle, der indeholder data. For eksempel er der i billedet nedenfor en værdi i celle Q6, så når du dobbeltklikker på udfyldningshåndtaget i celle Q2, kopieres formlen kun ned gennem celle G5.

Forøgelse (geometrisk mønster)

Indtil nu har vi diskuteret udfyldning af lineære serier, hvor hvert tal i serien beregnes ved at tilføje trinværdien til det forrige tal. I en forøgelse eller et geometrisk mønster beregnes det næste tal ved at gange det forrige tal med trinværdien.

Der er to måder at udfylde en forøgelse på ved at indtaste de to første tal og ved at indtaste det første tal og trinværdien.

Metode 1: Indtast de første to tal i vækstserien

For at udfylde en forøgelsesserie ved hjælp af de første to tal skal du indtaste de to tal i de to første celler i rækken eller kolonnen, du vil udfylde. Højreklik og træk udfyldningshåndtaget over så mange celler, som du vil udfylde. Når du er færdig med at trække udfyldningshåndtaget over de celler, du vil udfylde, skal du vælge “Væksttendens” i pop op-menuen, der automatisk vises.

BEMÆRK: Til denne metode skal du indtaste to tal. Hvis du ikke gør det, bliver indstillingen Væksttrendens nedtonet.

Excel ved, at trinværdien er 2 fra de to tal, vi indtastede i de to første celler. Så hvert efterfølgende tal beregnes ved at gange det forrige tal med 2.

Hvad hvis du vil starte med et andet tal end 1 ved hjælp af denne metode? Hvis du f.eks. Vil starte ovenstående serie ved 2, skal du indtaste 2 og 4 (fordi 2 × 2 = 4) i de første to celler. Excel finder ud af, at trinværdien er 2 og fortsætte vækstserien fra 4 multiplicere hvert efterfølgende tal med 2 for at få den næste i rækken.

Metode 2: Indtast det første tal i forøgelsesserien, og angiv trinværdien

For at udfylde en forøgelsesserien baseret på et tal og en trinværdi skal du indtaste det første tal (det behøver ikke at være 1) i den første celle og trække udfyldningshåndtaget over de celler, du vil udfylde. Vælg derefter “Serie” i pop op-menuen, der automatisk vises.

I dialogboksen Serie skal du vælge, om du udfylder serien i rækker eller kolonner. Vælg: ”Forøgelse” under Type. I feltet “Trinværdi” skal du indtaste den værdi, du vil multiplicere hvert tal med for at få den næste værdi. I vores eksempel ønsker vi at gange hvert tal med 4. Klik på “OK”.

Forøgelsesserien udfyldes i de markerede celler, hvor hvert efterfølgende tal er fire gange det foregående tal.

Udfyld en serie ved hjælp af indbyggede serier

Indtil videre har vi afdækket, hvordan man udfylder en række tal, både lineær og med forøgelse. Du kan også udfylde serier med elementer som datoer, ugedage, hverdage, måneder eller år ved hjælp af udfyldningshåndtaget. Excel har flere indbyggede serier, som den automatisk kan udfylde.

Det følgende billede viser nogle af de serier, der er indbygget i Excel, udvidet på tværs af rækkerne. Elementerne med fed og rød er de oprindelige værdier, vi indtastede, og resten af elementerne i hver række er de udvidede serier. Disse indbyggede serier kan udfyldes ved hjælp af udfyldningshåndtaget, som vi tidligere har beskrevet for lineære og forøgelsesserier. Indtast blot startværdierne, og marker dem. Træk derefter udfyldningshåndtaget over de ønskede celler, du vil udfylde.

Udfyld en række datoer ved hjælp af kommandoen Udfyld

Når du udfylder en række datoer, kan du bruge kommandoen Udfyld i båndet til at angive den stigning, der skal bruges. Indtast den første dato i din serie i en celle, og marker denne celle og de celler, du vil udfylde. I redigeringsafsnittet på fanen Hjem skal du klikke på “Udfyld” og derefter vælge “Serie”.

I dialogboksen Serier vælges indstillingen Serie automatisk for at matche det sæt celler, du valgte. Typen indstilles også automatisk til Dato. For at specificere den forøgelse, der skal bruges, når serien udfyldes, skal du vælge datoenheden (dag, ugedag, måned eller år). Angiv trinværdien. Vi vil udfylde serien med hver ugedag, så vi indtaster 1 som trinværdien. Klik på “OK”.

Serien er udfyldt med datoer, der kun er hverdage.

Se også denne artikel

Sådan bruges funktionen ÅR i Microsoft Excel

Udfyld en serie ved hjælp af brugerdefinerede serier

Du kan også udfylde en serie med dine egne brugerdefinerede serier. Lad os sige, at din virksomhed har kontorer i en række forskellige byer, og du bruger disse bynavne ofte i dine Excel-regneark. Du kan tilføje listen over byer som en brugerdefineret serie, der giver dig mulighed for at bruge udfyldningshåndtaget til at udfylde serien, når du først har indtastet det første element. For at oprette en brugerdefineret liste skal du klikke på fanen “Filer”.

Herefter skal du klikke på “Indstillinger” i listen til venstre.

Klik på “Avanceret” til venstre i dialogboksen Excel-indstillinger.

I højre panel skal du rulle ned til sektionen Generelt og klikke på knappen “Rediger brugerdefinerede lister”.

Når du er i dialogboksen Lister, er der to måder at udfylde en række brugerdefinerede elementer på. Du kan basere serien på en ny liste over elementer, du opretter direkte i dialogboksen Lister eller en eksisterende liste, der allerede er i et regneark i din nuværende projektmappe. Jeg viser dig begge metoder.

Metode 1: Udfyld en brugerdefineret serie baseret på en ny liste over elementer

I dialogboksen Lister skal du sørge for, at NY LISTE er valgt i feltet Brugerdefinerede lister. Klik i feltet “Listeelementer” og indtast elementerne i dine brugerdefinerede lister, et element for hver linje. Sørg for at indtaste elementerne i den rækkefølge, du vil have dem udfyldt i celler. Klik derefter på “Tilføj”.

Den brugerdefinerede liste føjes til feltet Brugerdefinerede lister, hvor du kan vælge den, så du kan redigere den ved at tilføje eller fjerne elementer fra listen Listeelementer og klikke på “Tilføj” igen, eller du kan slette listen ved at klikke på “Slet”. Klik på “OK”.

Klik på “OK” i dialogboksen Excel-indstillinger.

Nu kan du skrive det første element i din brugerdefinerede liste, marker cellen, der indeholder elementet og trække udfyldningshåndtaget over de celler, du vil udfylde med listen. Din brugerdefinerede liste udfyldes automatisk i cellerne.

Metode 2: Udfyld en brugerdefineret serie baseret på en eksisterende liste over elementer

Måske gemmer du din brugerdefinerede liste i et separat regneark i din projektmappe. Du kan importere din liste fra regnearket til dialogboksen Brugerdefinerede lister. For at oprette en brugerdefineret liste baseret på en eksisterende liste i et regneark skal du åbne dialogboksen Lister og sørge for, at NY LISTE er valgt i feltet Brugerdefinerede lister, ligesom i den første metode. Til denne metode skal du dog klikke på celleområde-knappen til højre for feltet “Importer liste fra celler”.

Vælg fanen i regnearket, der indeholder din brugerdefinerede liste nederst i Excel-vinduet. Marker derefter cellerne, der indeholder elementerne på din liste. Navnet på regnearket og celleområdet indsættes automatisk i redigeringsboksen Brugerdefinerede lister. Klik på celleområdet igen for at vende tilbage til dialogboksen.

Klik nu på “Importer”.

Den brugerdefinerede liste føjes til feltet Brugerdefinerede lister, og du kan vælge den og redigere listen i feltet Listeposter, hvis du vil. Klik på “OK”. Du kan udfylde celler med din brugerdefinerede liste ved hjælp af udfyldningshåndtaget, ligesom du gjorde med den første metode ovenfor.

Udfyldningshåndtaget i Excel er en meget nyttig funktion, hvis du opretter store regneark, der indeholder mange sekventielle data. Du kan spare dig selv meget tid og kedsomhed.